So läuft ein Großevent mit uns ab - ein Blick hinter die Kulissen

Von A wie Anfrage, bis Z wie Zapfenfstreich - so läuft ein Event bei uns ab.

Eine Bar machen kann doch jeder...oder?

Eine mobile Cocktailbar wirkt auf den ersten Blick oft ganz einfach: Bar hinstellen, Drinks mixen, fertig.

Doch was oft verborgen bleibt: Hinter einem reibungslosen Event steckt eine Menge Planung, Erfahrung und präzise Vorbereitung.

In diesem Artikel geben wir dir einen Einblick, wie ein Event mit uns abläuft - von der Anfrage bis zum letzten Cocktail.

Die Anfrage

Alles beginnt mit der Anfrage. Dabei geht es nicht nur um Datum und Gästeanzahl - sondern darum, dein Event zu verstehen.

• Welche Art von Veranstaltung planst du?

• Wie viele Gäste werden erwartet?

• Was steht im Fokus der Veranstaltung?

• Gibt es spezielle Wünsche?

Auf dieser Basis entwickeln wir ein individuelles Konzept: passende Drinks, Ablauf, Setup und Personalplanung.

Bei den Cocktails sind wir immer offen für Wünsche und Vorlieben, erstellen aber auch gerne eine Reihe an Vorschlägen die du zur Auswahl oder auch als Inspiration verwenden kannst.

Ziel:

Eine Bar, die perfekt auf deine Veranstaltung zugeschnitten ist und sich an deine Ansprüche anpasst - nicht von der Stange.

Planung

Nach der Absprache liegt der Ball bei uns und der unsichtbare aber wichtigste Teil beginnt: die Planung.

• Mengenkalkulation für den Wareneinkauf

• Auswahl und Einkauf der Zutaten

• Planung von Gläsern

• Organisation von Personal

• Besprechung mit der Eventlocation über Anlieferung und Aufbau

• Planung der Cocktailkarte und deren Visualisierung

Gerade hier ist Erfahrung wichtig. Nicht bei jeder Veranstaltung kommt jeder Cocktail gleich gut an. So werden bei Sommerevents andere Cocktails bevorzugt als bei einem Großbankett im Winter. Und auch die Art der Gäste spielt hier eine nicht unerhebliche Rolle. Entscheidend ist die Erfahrung bei der Kalkulation, dass weder unnötig viel übrig bleibt, geschweige denn etwas fehlt.

Mise en Place - die Basis für Qualität

Es beginnt am Tag vor der Veranstaltung. Sirups werden gekocht, Säfte werden gepresst, Cocktailansätze werden produziert und die Gläser werden nochmal gespült und für ihren Einsatz auf Unversehrtheit und Sauberkeit überprüft.

Diese Dinge geschehen meist so kurz wie möglich vor der Veranstaltung, damit die Zutaten in optimal frischem Zustand verarbeitet und dann auch für die Cocktails auf dem Event verwendet werden können. Auch hier sind Erfahrung und Produktkenntnisse von hoher Wichtigkeit. Falsch verarbeitete oder gelagerte Produkte können massiv an Qualität und Aroma verlieren oder im schlimmsten Fall gänzlich unbrauchbar werden.

Dieser Part entscheidet maßgeblich über einen reibungslosen Ablauf bei der schnellen und professionellen Zubereitung der Cocktails auf einer Veranstaltung. Speziell bei Großevents, bei denen eine große Anzahl an Cocktails in kurzer Zeit zubereitet werden soll, ist ein ordentliches Mise en Place unausweichlich.

Aufbau und Vorbereitung vor Ort

Am Eventtag sind wir frühzeitig vor Ort, um alles professionell aufzubauen.

Aus langjähriger Erfahrung bauen wir hier gerne einen großzügigen Zeitrahmen in unsere Planungen für unerwartete Überraschungen ein. Vom spontanen Feueralarm, einer geschlossenen Location oder gar einer falschen Adresse am anderen Ende der Stadt...wir haben schon alles erlebt.

Am Tag der Veranstaltung:

• Aufbau der Bar-Module

• Installation des autarken Strom- und Wassermoduls

• Einrichtung der Arbeitsstationen

• Instruktion des Teams hinter der Bar

• Absprachen mit dem Eventteam des Gastgebers

• Letzte Kontrolle des Setups 30 Minuten vor Eintreffen der ersten Gäste

Je gründlicher die Vorbereitung geschieht, umso reibungsloser ist der Ablauf in arbeitsintensiven Phasen.

Das Ziel: Wenn die ersten Gäste kommen steht alles - und läuft.

Der Service - wenn alles zusammenkommt

Jetzt beginnt der Teil, den die Gäste erleben. Eis klimpert im Shaker und feine Drinks gehen über den Tresen.

Doch hinter der Bar passiert deutlich mehr, als nur das Mixen von Drinks:

• strukturierte Abläufe in jeder Situation

• Barbacks versorgen Barkeeper durchgehend mit Produktreserven

• gleichbleibende Qualität bei jedem Drink

• Überblick über die gesamte Situation

Genau hier entsteht der Unterschied zwischen "ganz nett" und "unvergesslich".

Flexibilität während des Events

Kein Event läuft exakt nach Plan - und genau darauf sind vorbereitet.

• Anpassung der Abläufe: Bei hohem Andrang werden Prozesse optimiert um Wartezeiten kurz zu halten

• Priorisierung: Wird ein bestimmter Drink besonders häufig bestellt, werden Abläufe auf die schnelle Zubereitung des jeweiligen Cocktails abgeändert

• Teamkoordination: Aufgaben werden flexibel verteilt, um durchgehend effizient zu arbeiten

• Qualität: Trotz Stress bleibt die Qualität bis zum letzten Cocktail konstant

Erfahrung bedeutet, auch unter Druck souverän auf sich verändernde Situationen zu reagieren.

Abbau und Nachbereitung

Die letzten Gäste verlassen die Veranstaltung und auch für uns bedeutet das: Aufräumen und zusammenpacken.

Was nach dem letzten Drink passiert:

• strukturierter Abbau

• verladen von Equipment und Bar-Modulen

• sauberes Hinterlassen der Arbeitsfläche

• Nachbereitung im Hintergrund (Spülen von Gläsern, Equipment, Flaschen und Bar-Modulen, Laden der Stromversorgung, Inventur)

• Rechnungsstellung und Feedbackgespräch

Für dich bedeutet das: kein Stress, kein Chaos - einfach ein rundes Event.

Fazit

Ein gelungenes Event entsteht nicht zufällig, sondern ist das Ergebnis aus akribischer Planung, Erfahrung, Handwerk und einem Team, das mitdenkt.

Viele sehen nur die fertigen Drinks - wir kümmern uns um alles dahinter.

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